Wyjazdowa wigilia firmowa – jak ją zorganizować?

Firmowe spotkanie świąteczne nie musi ograniczać się do kilku godzin spędzonych przy wspólnym stole. Wyjazdowa wigilia firmowa pozwala połączyć kolację z integracją, zmianą otoczenia, zwiedzaniem miasta, dodatkowymi atrakcjami, a w przypadku dłuższego pobytu również z noclegiem i czasem wolnym. Może więc stać się nie tylko przedświątecznym wydarzeniem, ale też okazją do wspólnego zakończenia intensywnego roku.

Taki format wymaga jednak nieco więcej przygotowań niż tradycyjna wigilia firmowa poza biurem. Trzeba wybrać miejsce i termin, zaplanować transport, posiłki oraz atrakcje, a przy dłuższym wyjeździe również noclegi. Jak zorganizować wydarzenie, które będzie świąteczne, ale nie zamieni się w przeładowany atrakcjami wyjazd integracyjny?

Dla jakiego zespołu sprawdzi się wyjazdowa wigilia firmowa?

Wigilia firmowa wyjazdowa może być ciekawym rozwiązaniem przede wszystkim dla zespołów, które na co dzień mają niewiele okazji do wspólnego spędzania czasu. Dotyczy to między innymi firm pracujących zdalnie lub hybrydowo, organizacji posiadających oddziały w kilku miastach czy zespołów, których pracownicy realizują zadania w różnych lokalizacjach.

Nie oznacza to jednak, że wyjazd świąteczny dla pracowników musi być kilkudniową wyprawą na drugi koniec Polski. Czasami wystarczy wybrać atrakcyjne miasto oddalone o godzinę lub dwie drogi od siedziby firmy. Zespół może przyjechać po południu, skorzystać z lokalnych atrakcji, spotkać się na uroczystej kolacji i wrócić wieczorem lub pozostać w hotelu do następnego dnia.

Przy wyborze formatu znaczenie ma przede wszystkim liczba uczestników, miejsce ich zamieszkania, budżet i czas, który można przeznaczyć na wydarzenie. Inaczej będzie wyglądała integracja świąteczna pracowników niewielkiej firmy, a inaczej spotkanie kilkudziesięciu osób przyjeżdżających z różnych regionów.

Jak zorganizować wyjazdową wigilię firmową i kiedy zacząć przygotowania?

Przygotowania warto rozpocząć wcześniej niż w przypadku zwykłej kolacji firmowej. Grudzień to intensywny okres zarówno dla restauracji i hoteli, jak i samych przedsiębiorstw. Im większa grupa i bardziej rozbudowany program, tym wcześniejsze planowanie daje większy wybór terminów, pokoi, przestrzeni i dodatkowych usług.

Organizację wyjazdowej wigilii firmowej najlepiej rozpocząć od ustalenia czterech podstawowych kwestii: liczby uczestników, budżetu, długości wyjazdu oraz miasta lub regionu. Dopiero później warto przejść do wyboru hotelu, restauracji i atrakcji.

Termin powinien uwzględniać również kalendarz firmy. Zamiast automatycznie wybierać ostatni tydzień przed świętami, warto sprawdzić, czy w tym czasie zespół nie zamyka ważnych projektów, nie realizuje końcoworocznych rozliczeń lub nie wykorzystuje urlopów. Czasem spotkanie zorganizowane nieco wcześniej pozwoli większej liczbie osób rzeczywiście wziąć w nim udział.

Gdzie zorganizować wyjazdową wigilię firmową?

Miejsce powinno być dobrane nie tylko pod względem atrakcyjności turystycznej. Liczy się również dojazd, możliwość zakwaterowania całej grupy, dostęp do restauracji i odpowiedniej przestrzeni na kolację oraz liczba atrakcji znajdujących się w pobliżu.

Dobrym rozwiązaniem może być hotel położony w centrum miasta. Uczestnicy nie muszą wówczas korzystać z dodatkowego transportu między noclegiem, restauracją a częścią atrakcji, a program można uzupełnić o wspólne wyjście na miasto.

Dwie interesujące możliwości to m.in. Wrocław  – z uwagi na popularny i chętnie odwiedzany w tym sezonie Jarmark Bożonarodzeniowy i Gdańsk – ze względu na dostęp do morza – co zimą może stanowić niecodzienną atrakcję. Każde z tych miast pozwala nadać wydarzeniu nieco inny charakter.

Wyjazdowa wigilia firmowa we Wrocławiu – świąteczny Rynek w programie

Wrocław szczególnie dobrze wpisuje się w ideę grudniowego wyjazdu. Zamiast organizować wszystkie atrakcje od podstaw, można wykorzystać świąteczny charakter centrum miasta i zaplanować część integracji na wrocławskim Rynku. Piękne iluminacje świąteczne, grzane wino i wiele atrakcji na Jarmarku Bożonarodzeniowym przyciągają amatorów świątecznego nastroju z całego kraju i nie tylko. 

Przeczytaj więcej o Świątecznym pobycie we Wrocławiu i Jarmarku Bożonarodzeniowym

Program wyjazdowej wigilii firmowej w tym przypadku może obejmować przyjazd zespołu po południu, zakwaterowanie, wspólne wyjście na Jarmark Bożonarodzeniowy, a następnie kolację. Qubus Hotel Wrocław znajduje się w centrum, tuż przy Rynku i jarmarku, dlatego spacer po świątecznym centrum można naturalnie włączyć do harmonogramu wydarzenia. Uroczysta kolacja w udekorowanej restauracji i przy blasku kominka, może obejmować tradycyjne świąteczne smaki, albo wręcz przeciwnie – nieco bardziej nowoczesną formę dań. Dowiedz się więcej na temat organizacji wigilii firmowej we Wrocławiu. 

Dzięki temu świąteczny wyjazd firmowy nie musi oznaczać rozbudowanego programu animacji. Czasem wystarczy dobra lokalizacja, wspólna kolacja i kilka godzin, podczas których pracownicy mogą razem poczuć atmosferę miasta.

Wigilia firmowa z wyjazdem do Gdańska

Drugim pomysłem jest Gdańsk. Taki kierunek może szczególnie dobrze sprawdzić się wtedy, gdy firma chce potraktować wydarzenie jako pełniejszy wyjazd integracyjny na święta, a nie tylko kolację poza siedzibą.

Pobyt można połączyć ze spacerem po centrum, zwiedzaniem lub aktywnością integracyjną, a następnie zakończyć wspólną kolacją. W ofercie Qubus Hotel Gdańsk dotyczącej spotkań świątecznych  oprócz wyśmienitego menu możemy zapewnić również dodatkowe atrakcje, takie jak malowanie bombek, escape room czy mini kasyno.

Przy planowaniu wydarzenia można więc połączyć wigilię firmową w Gdańsku nie tylko z pobytem nad morzem i możliwościom spacerów, ale także z dodatkowym programem dostosowanym do charakteru zespołu. 

Transport – wspólny autokar czy dojazd we własnym zakresie?

W przypadku wydarzenia organizowanego poza miejscem codziennej pracy transport staje się jednym z najważniejszych elementów logistyki. Organizator powinien przede wszystkim ustalić, skąd przyjeżdżają uczestnicy i czy wszyscy rozpoczynają podróż w tym samym miejscu.

Przy zwartej grupie wygodnym rozwiązaniem może być wspólny autokar. Ułatwia ustalenie godziny rozpoczęcia wydarzenia, eliminuje problem parkowania wielu samochodów i sprawia, że integracja może rozpocząć się już podczas podróży.

Jeśli pracownicy mieszkają w różnych miejscowościach, praktyczniejszy może być indywidualny dojazd. W takim przypadku warto jasno przekazać informacje dotyczące parkingu, połączeń kolejowych, godziny zameldowania i planowanego rozpoczęcia wydarzenia.

Wigilia firmowa z noclegiem czy jednodniowy wyjazd?

Nie każdy świąteczny wyjazd firmowy musi obejmować nocleg. Przy niewielkiej odległości od siedziby firmy można zaplanować wydarzenie jednodniowe – wyjazd rano lub wczesnym popołudniem, atrakcję integracyjną, kolację i powrót wieczorem.

Wigilia firmowa z noclegiem daje jednak więcej swobody. Uczestnicy nie muszą kontrolować godziny odjazdu, a program może zakończyć się później. Jest to szczególnie istotne, gdy zespół przyjeżdża z kilku regionów lub miejsce spotkania znajduje się daleko od siedziby firmy.

Nocleg pozwala też inaczej rozłożyć program. Nie wszystkie aktywności trzeba zmieścić w kilku godzinach, dzięki czemu wydarzenie może mieć spokojniejszy charakter.

Co zaplanować podczas wyjazdowej wigilii firmowej?

Jedną z głównych części wydarzenia będzie zazwyczaj uroczysta kolacja. Przy wyborze menu należy uwzględnić liczbę osób, charakter spotkania i preferencje żywieniowe uczestników. Tradycyjne smaki można połączyć z bardziej współczesnymi propozycjami, a samą kolację zorganizować w formie serwowanej lub bufetu. Więcej inspiracji znajdziesz w poradniku: Menu na wigilię firmową – co podać podczas świątecznego spotkania?

Do programu można dołączyć warsztaty, gry zespołowe, zwiedzanie miasta, wspólny spacer czy drobną aktywność nawiązującą do świąt. Pomysły warto dobierać do zespołu, zamiast zakładać, że każdy będzie chciał uczestniczyć w intensywnej zabawie integracyjnej. Więcej propozycji opisaliśmy w artykule: Pomysły na wigilię firmową. Jakie atrakcje zorganizować na takiej uroczystości?

Dobry program nie powinien polegać na wypełnieniu każdej minuty. Warto znaleźć równowagę między częścią zorganizowaną a czasem, który uczestnicy mogą wykorzystać według własnego uznania. Jeżeli wydarzenie obejmuje nocleg, dobrze pozostawić przynajmniej część czasu bez zaplanowanych aktywności. Jedni wykorzystają go na odpoczynek w pokoju, inni na spacer, rozmowę ze współpracownikami czy samodzielne poznawanie miasta. Taki margines jest szczególnie ważny, jeśli wigilia firmowa poza biurem ma być podziękowaniem dla zespołu i okazją do odpoczynku po intensywnym okresie pracy.

Wyjazdowa wigilia firmowa – spotkanie dopasowane do zespołu

Nie ma jednego scenariusza udanej wigilii wyjazdowej. Dla jednego zespołu najlepszym rozwiązaniem będzie jednodniowa kolacja połączona ze spacerem po świątecznym Wrocławiu, dla innego – weekendowy pobyt w Gdańsku z noclegiem i dodatkowymi atrakcjami. Sieć hoteli Qubus organizuje uroczyste wigilie firmowe także w wielu innych lokalizacji – w Katowicach, Łodzi, Żorach, Bydgoszczy, Zielonej Górze, Krakowie czy Legnicy. Sprawdź wszystkie lokalizacje Qubus Hotel.

Najważniejsze, aby program wynikał z potrzeb uczestników. Dobrze zaplanowana wyjazdowa wigilia firmowa powinna pozostawiać przestrzeń na wspólne świętowanie, rozmowę i odpoczynek. To właśnie połączenie zmiany otoczenia, integracji i świątecznej atmosfery sprawia, że wydarzenie może stać się czymś więcej niż kolejną firmową kolacją.