INFORMACJA W PRZEDMIOCIE NORWESKIEJ USTAWY O PRZEJRZYSTOŚCI

Będąc częścią Grupy Caiano i uznając wagę poszanowania podstawowych praw człowieka i godnych warunków pracy, polska sieć hoteli Qubus Hotel wdrożyła niektóre aspekty norweskiej Ustawy o przejrzystości.

Wdrożenie miało miejsce we wszystkich spółkach wchodzących w skład sieci, tj. w spółce dominującej Qubus Hotel Holding Sp. z o.o., a także w jej spółkach zależnych: Qubus Hotel System Sp. z o.o., Qubus Hotel Management Sp. z o.o. i Alto Hotels Sp. z o.o. Proces ten był realizowany w latach 2022-2023 i koncentrował się przede wszystkim na wprowadzeniu wewnętrznych regulacji w ramach sieci Qubus Hotel, takich jak „Kodeks postępowania w Grupie Caiano” oraz „Wytyczne w zakresie etyki dla dostawców towarów i usług w Grupie Caiano”, aby zapewnić należyte uwzględnienie wartości wynikających z Ustawy o przejrzystości na każdym szczeblu organizacji. Ponadto przeprowadzono badanie due diligence w zakresie przestrzegania przez dostawców i innych kontrahentów sieci Qubus Hotel wymogów ww. Ustawy.

Starania te umożliwiły przeniesienie celu i ducha Ustawy o przejrzystości, szczególnie w zakresie ochrony praw człowieka i zapewnienia godnych warunków pracy, do otoczenia prawnego i korporacyjnego sieci Qubus Hotel. Warto w tym miejscu podkreślić, że w przypadku zapewnienia poszanowania praw pracowniczych działania obejmowały nie tylko kwestie pracowników sieci Qubus Hotel, ale także pracowników dostawców i innych partnerów biznesowych.

Jednakże dostosowanie organizacji do wymogów Ustawy o przejrzystości nie jest działaniem jednorazowym, ale procesem ciągłym. Proces ten powinien być powtarzany okresowo i zasadniczo składać się z kroków wskazanych w paragrafie 4 Ustawy o przejrzystości, w tym:
(a) włączaniu zasad odpowiedzialnego postępowania biznesowego do polityk przedsiębiorstwa,
(b) identyfikowaniu i dokonywaniu oceny rzeczywistych i potencjalnych negatywnych skutków dla podstawowych praw człowieka i godnych warunków pracy, które przedsiębiorstwo spowodowało lub do których się przyczyniło, lub które są bezpośrednio związane z działalnością, produktami lub usługami przedsiębiorstwa za pośrednictwem łańcucha dostaw lub partnerów biznesowych,
(c) wdrażaniu odpowiednich środków w celu zaprzestania, zapobiegania lub łagodzenia negatywnych skutków w oparciu o priorytety i oceny przedsiębiorstwa zgodnie z (b),
(d) śledzeniu realizacji i wyników działań zgodnie z (c),
(e) komunikacji z właściwymi interesariuszami i podmiotami uprawnionymi w kwestiach sposobu radzenia sobie z negatywnymi skutkami zgodnie z (c) i (d),
(f) zapewnianiu lub współpracy w zakresie działań naprawczych i kompensujących, gdy jest to wymagane.

Sieć Qubus Hotel podejmuje działania zgodne z tymi wymogami i mające na celu utrwalenie wdrożenia Ustawy o przejrzystości. Działania te opierają się na własnych procedurach i narzędziach sieci, a także na instytucjach polskiego prawa stanowionego, które z jednej strony zapewniają prawnie wiążące ramy dla podmiotów prawa polskiego, a z drugiej strony mogą być pomocne w realizacji celów Ustawy o przejrzystości w sieci Qubus Hotel.

Do pierwszej grupy zaliczają się takie narzędzia, jak postanowienia w umowach zawieranych z dostawcami sieci, potwierdzające, że partnerzy biznesowi sieci znają i akceptują „Wytyczne w zakresie etyki dla dostawców towarów i usług w Grupie Caiano”, a także kwestionariusze dla kluczowych dostawców dotyczące kwestii objętych Ustawą o przejrzystości.

W drugiej grupie należy wymienić kilka instytucji prawnych, wśród których kluczowe znaczenie mają regulacje zapobiegające wykorzystywaniu osób małoletnich, przepisy dotyczące ochrony sygnalistów (będące konsekwencją wdrożenia europejskich przepisów w tym zakresie) czy też ważne narzędzie – Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – który pomaga identyfikować partnerów biznesowych z beneficjentami rzeczywistymi w „ryzykownych” jurysdykcjach.

Nie sposób również nie zauważyć wysokiego poziomu ochrony praw pracowniczych, jaki zapewnia polskie prawo pracy i europejskie standardy w tym zakresie. W przypadku podmiotów z siedzibą w Polsce lub innych krajach EOG pozwala to na wstępne założenie zgodności kontrahenta z profilem wynikającym z Ustawy o przejrzystości. Przyspiesza to i ułatwia ustalenie, czy kontrahent wykazuje troskę o prawa człowieka i pracowników.

Sieć Qubus Hotel działa na polskim rynku od ponad 30 lat i w tym czasie miała okazję zbudować grono zaufanych dostawców, którzy nie tylko oferują godne uwagi produkty i usługi, ale również nie budzą żadnych zastrzeżeń pod względem przestrzegania prawa i zasad współżycia społecznego. Dostawcy ci działają w otoczeniu prawnym stworzonym przez prawo polskie i europejskie, podlegają kontroli organów publicznych, w tym niekiedy organów regulacyjnych (np. w przypadku banków czy towarzystw ubezpieczeniowych), co pozwala nam uczynić ocenę ich zgodności z Ustawą o przejrzystości nieco mniej skrupulatną. Nie oznacza to jednak, że ocena ta jest wówczas tylko powierzchowna lub niedbała – jak wspomniano powyżej, zgodność z zasadami Ustawy o przejrzystości to ciągły proces, który wymaga stałego poziomu uwagi, nawet w przypadku zaufanych dostawców.

Ten poziom uwagi powinien być zdecydowanie wyższy w przypadku nowych dostawców lub dostawców spoza EOG. W 2024 r. sieć Qubus Hotel nie zauważyła jednak pojawienia się tego rodzaju kluczowych dostawców w swoim otoczeniu.

Podsumowując, należy stwierdzić, że zarówno wdrożenie postanowień Ustawy o przejrzystości, jak i stałe zapewnianie obecności ducha tej regulacji w działalności sieci Qubus Hotel przebiegły pomyślnie i osiągnęły zadowalający poziom.

W najbliższej przyszłości sieć Qubus Hotel zamierza skupić się na działalności inwestycyjnej polegającej na nabywaniu lub budowie nowych hoteli. Będzie to wiązało się z dostosowaniem obowiązujących procedur w zakresie Ustawy o przejrzystości do specyfiki powyższych działań, takich jak współpraca z dostawcami z sektora budowlanego i nieruchomości (firmy budowlane, agenci nieruchomości itp.).

INFORMATIONON THE NORWEGIAN TRANSPARENCY ACT
Due to being a part of the Caiano Group and in recognition of the importance of respect of fundamental human rights and decent working conditions, the Polish hotel chain Qubus Hotel implemented certain aspects of the Norwegian Transparency Act.

The implementation took place in all companies constituting the chain, i.e. in the parent company Qubus Hotel Holding Sp. z o.o. as well as in its subsidiaries: Qubus Hotel System Sp. z o.o., Qubus Hotel Management Sp. z o.o. and Alto Hotels Sp. z o.o. This process was carried out in 2022-2023 and primarily focused on introduction of internal regulations within the Qubus Hotel chain, such as ‘Caiano Code of Conduct’ and ‘Caiano Ethical Guidelines for Suppliers’, to ensure that the values arising from the Transparency Act are duly taken into account at every level of the organisation. In addition, a due diligence was conducted on compliance of the suppliers and other contractors of the Qubus Hotel chain with the requirements of the above Act.

These efforts made it possible to transfer the purpose and spirit of the Transparency Act, particularly in terms of protecting human rights and ensuring decent working conditions, to the legal and corporate environment of the Qubus Hotel chain. It is worth emphasising here that in the case of ensuring respect for workers’ rights, efforts covered not only the issues of Qubus Hotel chain’s own employees, but also employees of suppliers and other business partners.

However, the adaptation of the organisation to the requirements of the Transparency Act is not a one-off activity, but an ongoing process. The process should be repeated periodically and essentially consist of the steps indicated in Section 4 of the Transparency Act, including:
(a) embedding responsible business conduct into the enterprise’s policies,
(b) identifying and assessing actual and potential adverse impacts on fundamental human rights and decent working conditions that the enterprise has either caused or contributed toward, or that are directly linked with the enterprise’s operations, products or services via the supply chain or business partners,
(c) implementing suitable measures to cease, prevent or mitigate adverse impacts based on the enterprise’s prioritisations and assessments pursuant to (b),
(d) tracking the implementation and results of measures pursuant to (c),
(e) communication with affected stakeholders and rights-holders regarding how adverse impacts are addressed pursuant to (c) and (d),
(f) providing for or co-operate in remediation and compensation where this is required.

The Qubus Hotel chain is making efforts that are in line with these requirements and aim to consolidate the implementation of the Transparency Act. These efforts are based on the chain’s own procedures and tools as well as on institutions of the Polish statutory law which, on the one hand, provide a legally binding framework for Polish law entities and, on the other hand, can be helpful in achieving goals of the Transparency Act in the Qubus Hotel chain.

The first group includes tools such as provisions in contracts concluded with the chain’s suppliers confirming that the business partners of the chain know and accept the ‘Caiano Ethical Guidelines for Suppliers’ as well as questionnaires for the key suppliers regarding the issues covered by the Transparency Act.

In the second group, several legal institutions should be mentioned, of which crucial are the regulations preventing child abuse, the provisions concerning protection of whistleblowers (being a consequence of implementation of European regulations in this area) or an important tool – Central Register of Beneficiary Owners – which helps to identify business partners with beneficial owners in ‘risky’ jurisdictions.

It is also impossible to overlook the high level of protection afforded to employee rights by Polish labour law and European standards in this regard. In case of entities based in Poland or other EEA countries, this allows for an initial assumption of the business partner’s compliance with the profile resulting from the Transparency Act. This accelerates and facilitates the identification of whether the counterparty shows concern for human and workers’ rights.

The Qubus Hotel chain has been operating on the Polish market for over 30 years and during this time has had the opportunity to create a group of trusted suppliers who not only offer noteworthy products and services, but also do not raise any concerns in terms of compliance with the law and principles of community life. These suppliers operate in a legal environment created by Polish and European law, are subject to control by public authorities, including sometimes regulatory bodies (e.g. in case of banks or insurance companies), which allows us to make the assessment of their compliance with the Transparency Act somewhat less meticulous. However, this does not mean that this assessment is only superficial or negligent then – as mentioned above, compliance with Transparency Act principles is a continuous process that requires a constant level of attention, even in case of trusted suppliers.

This level of attention should be definitely higher in the case of new suppliers or suppliers from outside the EEA. In 2024, however, the Qubus Hotel chain did not notice the appearance of such key suppliers in its environment.

In conclusion, it should be stated that both the implementation of the provisions of the Transparency Act and the ongoing assurance of the presence of the spirit of this regulation in the operations of the Qubus Hotel chain have gone well and reached a satisfactory level.

In the near future, the Qubus Hotel chain plans to focus on investment activities involving the acquisition or construction of new hotels. This will involve adapting the procedures currently in force with regard to the Transparency Act to the specifics of the above activities, such as cooperation with suppliers from the construction and real estate sectors (construction companies, real estate agents, etc.).