Na co warto zwrócić uwagę podczas organizacji konferencji? Wybór sali i praktyczne wskazówki

Organizacja konferencji biznesowych nie jest łatwym zadaniem. Trzeba pamiętać o wielu aspektach i wziąć pod uwagę nawet najmniejsze detale, co ostatecznie sprawi, że wydarzenie odniesie sukces. Jak zorganizować konferencję? Przedstawiamy praktyczne wskazówki.

Jak zorganizować konferencję?

Dobra organizacja szkoleń i konferencji powinna być poprzedzona planowaniem. W pierwszej kolejności należy zastanowić się nad tym, jak firma może skorzystać na realizacji przedsięwzięcia. Jasna wizja pozwoli opracować dalszą strategię działania i oszacować budżet. Na etapie planowania ważne jest także sporządzanie listy gości oraz uzgodnienie tematyki konferencji. Dopiero po ustaleniu szczegółów będzie można wybrać miejsce, w którym odbędzie się wydarzenie. Najlepiej postawić na hotel, wyposażony nie tylko w salę konferencyjną, ale także zaplecze gastronomiczne i noclegowe, np. jeden z obiektów Sieci Qubus. Sprawdź, co oferujemy dla biznesu i zarezerwuj termin na wynajem sali już teraz!

Na czym należy skupić się najbardziej podczas organizacji wydarzenia?

Organizacja konferencji firmowych obejmuje wiele aspektów, jednak najważniejszym z nich jest bez wątpienia wybór sali. To właśnie ona decyduje o tym, czy goście czują się komfortowo, co przekłada się na satysfakcję z uczestnictwa w wydarzeniu. Podejmując decyzję o wynajmie miejsca na event firmowy, trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników, takich jak:

• Lokalizacja

Już zostało powiedziane, że organizacja konferencji w hotelu to świetny pomysł. Pytanie tylko – w jakim? W przypadku eventów biznesowych świetnie sprawdzą się obiekty znajdujące się w centrum, które są dobrze skomunikowane z całym miastem. Łatwy dojazd do sali konferencyjnej z pewnością zostanie doceniony przez uczestników wydarzenia.

• Parking 

Parking to kolejny ważny aspekt wyprawiania eventów biznesowych, który wpływa na komfort gości. Może być płatny – wówczas trzeba będzie wliczyć go w koszty organizacji konferencji. 

• Catering 

Organizacja konferencji krok po kroku powinna uwzględniać niezwykle ważny etap, jakim są przerwy kawowe i lunche. Nie ulega wątpliwości, że uczestnicy muszą jeść – zwłaszcza podczas wykładów czy szkoleń, które wymuszają ciągłe skupienie. Chcąc zadbać o ich zadowolenie, warto należycie przygotować poczęstunek. Herbata, kawa i inne napoje powinny być najwyższej jakości. Tak samo przekąski – na stołach nie może zabraknąć zarówno słonych, jak i słodkich propozycji, podanych w ciekawy sposób. Ostatnio bardzo modne są te typu Finger Food – małe, ale efektowne i smaczne. Z kolei obiad należy koniecznie podać na ciepło, najlepiej w formie bufetu, aby każdy mógł wybrać to, co lubi. 

• Klimatyzacja

Wydawać by się mogło, że klimatyzacja stanowi podstawowe wyposażenie sali konferencyjnej. Teoretycznie powinno tak być, ale w praktyce w niektórych obiektach próżno szukać tego udogodnienia. Organizując wydarzenie firmowe, warto więc ustalić, czy sala posiada klimatyzację, która w znacznym stopniu podniesie komfort uczestników.

• Sprzęt multimedialny 

Kolejną ważną kwestią jest wyposażenie sali konferencyjnej w sprzęt multimedialny. Należy upewnić się, czy obiekt zapewnia ekran, projektor, rzutnik, flipchart, nagłośnienie (głośniki i mikrofon) oraz dostęp do internetu. Dużym udogodnieniem będzie także możliwość skorzystania z pomocy technicznej w razie wystąpienia problemów ze sprzętem.

• Wsparcie Specjalisty ds. konferencji

Profesjonalna pomoc przy organizacji konferencji często może wiele zmienić. Dlatego też warto wybrać hotel, który ma w swojej ofercie usługi Specjalisty ds. konferencji. Jego zadaniem jest przygotowanie i koordynacja eventów odbywających się na terenie obiektu.

• Wiele możliwości ustawienia sali konferencyjnej

Istnieje wiele sposobów ustawienia sali na konferencję, ale nie zawsze można z nich skorzystać. Dobrym pomysłem jest więc podpytanie obsługi hotelu o możliwe warianty. Do tych najpopularniejszych należą: teatralny, szkolny, bankietowy oraz w podkowę.

Organizacja konferencji biznesowych – zapraszamy do Qubus Hotel 

Organizacja konferencji biznesowych jest nie lada wyzwaniem, dlatego warto wybrać obiekt, który ma to opanowane do perfekcji. Na różnego rodzaju wydarzenia firmowe i nie tylko zapraszamy do sieci Qubus Hotel. Mamy wszystko, czego potrzeba do organizacji szkoleń i konferencji – klimatyzowane sale wyposażone w sprzęt multimedialny oraz bogate zaplecze gastronomiczne serwujące wyśmienite przerwy kawowe i lunche. Na terenie naszego obiektu można także skorzystać z pomocy doświadczonego Specjalisty ds. konferencji. Nie czekaj – sprawdź ofertę sieci Qubus Hotel już dziś i zarezerwuj salę na wydarzenie firmowe!