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Wie Hufeisen oder wie im Kino? Wählen Sie die beste Einrichtung für Ihre Konferenz!

Eine Konferenz zu veranstalten ist gar nicht so einfach. Haben Sie schon den Ort und den geeigneten Konferenzraum gewählt? Da müssen Sie sich noch für die richtige Bestuhlung entscheiden. Möglichkeiten gibt es recht viel und jede hat ihre Vor- und Nachteile. Welche Tischordnung bewährt sich bei 40 Personen und welche ist bei 100 Personen genau richtig? Welche Unterschiede gibt es zwischen den einzelnen Bestuhlungsarten und welche Eigenschaften haben sie? Antworten auf diese Fragen kennt Marta Zaciera, Spezialistin im Bereich Vertrieb und Marketing des Qubus Hotels Legnica, das zu den größten Konferenzzentren in Niederschlesien gehört.

Mögliche Bestuhlungsarten in Konferenzräumen

Kinobestuhlung (Theaterbestuhlung) - für Veranstaltungen mit großer Teilnehmerzahl, wo der Referent dem Publikum gegenübersteht. Die Bestuhlung eignet sich gut für Vorlesungen, Aufführungen und Präsentationen. Der Nachteil besteht darin, dass es den Teilnehmern nicht möglich ist, Notizen zu machen. Auch die Kaffeepause kommt nicht in Betracht, weil die Gäste ihre Tassen in der Hand halten müssten.

Hufeisen (U-Form) - wird meistens für Schulungen mit praktischen Übungen gewählt, wenn der Trainer und die Teilnehmer den Innenraum zum Spielen von unterschiedlichen Szenen verwenden wollen. Empfohlen wird diese Tischordnung für die Gruppen zwischen 30 und 40 Personen, da sich dadurch die Teilnehmer alle gut sehen können. Bei einer höheren Anzahl der Teilnehmer wird die Entfernung zwischen den Armen größer, wodurch ein großer, freier Raum in der Mitte entsteht.

Blockbestuhlung - hat das Unternehmen vor, ein Geschäftstreffen, eine Besprechung oder Vertragsverhandlungen zu veranstalten, so soll es diese Alternative in Betracht nehmen. Auch bei kleineren Gruppen (ca. 20 Personen) gewährleistet diese Bestuhlung Bequemlichkeit und Ergonomie. Die geringe Entfernung zwischen einzelnen Teilnehmern fördert hier eine reibungslose Kommunikation.

Parlamentarische Bestuhlung „Schule" - Unternehmen, die Schulungen oder Prüfungen veranstalten, ziehen oft diese „Abitur - Bestuhlung" vor - ein Tisch für eine Person. Das Konzept bewährt sich bei Sprach- und Buchhaltungsprüfungen, sowie bei manchen Vorstellungsgesprächen. Ein großer Vorteil dieser Tischordnung ist der großzügige Platz für die Schreibunterlagen und sonstige Materialien. Die Bestuhlung eignet sich allerdings kaum für die Integration der Gruppe und für Diskussionsrunden. Die parlamentarische Bestuhlung kann auch modifiziert werden. Möglich ist z.B. 2 Tische für 4 Personen zusammenzustellen.

Bei der Inselbestuhlung werden einige Tische für die Arbeit in Gruppen aufgestellt. Diese Tischordnung eignet sich besonders gut für Schulungen mit dem Schwerpunkt auf Übungen und Gruppenarbeit. Damit sich die Gäste gut fühlen, sollten am Tisch jeweils höchstens 8 Personen sitzen. Es ist interessant, dass diese Lösung oft von Kosmetikunternehmen bevorzugt wird.

Originelle Bestuhlungsarten und besondere Bitten

Die Unternehmen ziehen in der Regel klassische Bestuhlungsarten vor, dh. U-Form, parlamentarische Bestuhlung oder das „Kino". Es kommt allerdings manchmal vor, dass die Tischordnung während der Konferenz verändert werden muss. Es wird z.B. mit der U-Form begonnen und dann wechselt man zur Tischordnung, die sich besser zur Gruppenarbeit eignet. Ist der Raum verhältnismäßig groß, so können 2 unterschiedliche Bestuhlungsarten eingeplant werden. In einem solchen Fall findet die Tagung zuerst in einem und dann in anderem Teil des Raums statt.

Bei Betriebsfeiern und Firmenpartys ist auch Bankett-Bestuhlung eine bewährte Lösung. Je nach Teilnehmerzahl können entweder runde Tische mit Stühlen oder einige, kleine Stehpunkte arrangiert werden. Bei großen Konferenzen werden oft Kino- und Bankettbestuhlung miteinander kombiniert, denn nach Vorlesung lädt man die Gäste oft zu einem Buffet ein.

Auf Wunsch des Veranstalters können in vielen Konferenzzentren spezielle Leistungen angeboten werden, die das jeweilige Unternehmen für seine Schulungen benötigt. So wurden wir neulich von einer Firma gebeten, einen 2 Meter langen, 12 cm breiten und 20 cm dicken Balken zur Verfügung zu stellen. Unsere Geschäftspartner interessieren sich auch für kleine Koffer/ Moderatorentaschen mit unterschiedlichen Stiften, bunten Zetteln, Anzeigern usw.

Anzahl der Gäste und Tischordnung

Welche Bestuhlung für die jeweilige Anzahl von Gästen gewählt wird, hängt selbstverständlich von verfügbaren Konferenzräumen ab. Unsere 17 jährigen Erfahrungen zeigen allerdings, dass sich bei 20 Personen vor allem die U-Form, parlamentarische Bestuhlung und die Insel bewähren. Liegt die Teilnehmerzahl zwischen 50 und 100, so wird am meisten die parlamentarische Bestuhlung oder das „Kino" gewählt. Bei 200 Teilnehmern entscheiden sich die Veranstalter ausschließlich für die Tischordnung „Kino".

Kaffeepause im oder außerhalb des Tagungsraums?

Meistens beschließen die Veranstalter, eine Kaffeepause im Konferenzraum zu organisieren, so dass die Teilnehmer einen freien Zugang zum Buffet haben. Entscheidet sich das Unternehmen für die sog. Ganztagspause, so soll mit dem Kursleiter die Zeit vereinbart werden, in der die Kellner den Raum betreten dürfen, um die Kaffeebar aufzufüllen.

Bei größeren Konferenzen, mit etwa. 100 Teilnehmern, ist allerdings das Buffet außerhalb des Tagungssaals die beste Lösung. In großen Konferenzzentren wird dafür ein spezieller Ort vorgesehen. Dies ist allerdings auch teurer, weil hierzu eine zusätzliche gemietet werden muss. Finden in einem Konferenzzentrum gleichzeitig mehrere Besprechungen statt, werden die Kaffeepausen in jeweiligen Tagungsräumen organisiert. Dadurch soll auch verhindert werden, dass die Teilnehmer jeweiliger Schulung zum Buffet einer anderen Firma gelangen.

Was ist noch wichtig?

Die geeignete Anzahl von Tischen und Stühlen scheint zwar selbstverständlich zu sein, spielt jedoch eine sehr wichtige Rolle. Des Weiteren ist auch die geeignete Distanz zwischen Redner und Publikum von Bedeutung. Es gibt nämlich Referenten, die lieber einen größeren Abstand zu den Zuhörern halten. In einem solchen Fall soll ihr persönlicher Raum im Vergleich zu normalen Tischordnungen erweitert werden. Auch die Gewährleistung von entsprechenden „Kommunikationswegen", dh. eines Durchgangs zwischen den Sitzreihen, ist äußerst wichtig. Nicht zu vergessen ist zudem die entsprechende Entfernung zwischen den Sitzenden, so dass man die Stühle frei wegschieben kann. Bei größeren Veranstaltungen, wie etwa Konzerte oder Kabaretts, sind auch Brandschutzbestimmungen einzuhalten.

Wichtig ist auch die Ästhetik des Raums. Tische und Stühle müssen sauber sein. Sie sollen alle gleich aussehen und gleicher Größe sein. Die Tische dürfen z.B. nicht wackeln. In Konferenzzentren mit großer Erfahrung werden zusätzliche Leistungen für den Veranstalter angeboten, wie etwa Laptoptisch, elegante Schabracke oder Tischdecke auf dem Rezeptionstisch. Auch Internetzugang, geeignete Tagungstechnik (Overhead, Mikrophon, usw.), sowie Garderobe für die Gäste sollten nicht fehlen.